วันศุกร์ที่ 8 ตุลาคม พ.ศ. 2553

ระบบการจัดการ
บริษัท โดลไทยแลนด์  Dole Thailand  จำกัด
ประวัติความเป็นมา

บริษัท โดลไทยแลนด์ จำกัด หรือที่มีอีกชื่อหนึ่งว่า โดลไทย เริ่มแรกตั้งอยู่ประเทศไทยในนามของบริษัท ไอร์แลนด์แคนนิ่ง จำกัด ซึ่งเป็นบริษัทข้ามชาติที่ร่วมทุนกับนักธุรกิจชาวไทย ก่อตั้งโรงงานเพื่อผลิตสับปะรดกระป๋องส่งออก แต่เดิมการผลิตตั้งอยู่บนพื้นที่ 300 ไร่ในจังหวัดราชบุรี และได้ทำการขยายพื้นที่ในการเพาะปลูกอีก 8,000ไร่ ในเขตตำบลหนองพลับ จังหวัดประจวบคีรีขันธ์ในปี พ.ศ. 2515 จากนั้นโรงงานได้ย้ายโรงงานจากจังหวัดราชบุรีมาที่ตำบลหนองพลับ จังหวัดประจวบคีรีขันธ์ ในปี พ.ศ. 2517 และได้เปลี่ยนชื่อเป็นบริษัท โดลไทยแลนด์ จำกัด หรือ โดลไทย เพื่อที่รองรับการขยายกำลังการผลิตของบริษัทฯ ที่มีมากกว่า 200,000 ตันต่อปี บริษัทฯ จึงได้ขยายฐานการผลิตไปยังอำเภอท่าแซะ จังหวัดชุมพรในปี พ.ศ. 2535 นอกจากโรงงานที่อำเภอหัวหินและที่จังหวัดชุมพรแล้ว โดลไทยยังมีสำนักงานตั้งอยู่ที่จังหวัดกรุงเทพฯ ที่ดำเนินงานด้านการขนส่งและการตลาดภายในประเทศ เทคโนโลยีสารสนเทศที่เป็นเครือข่ายการสื่อสารทั่วโลกที่เชื่อมต่อระหว่างสำนักงาน รวมทั้งการติดต่อสื่อสารกับลูกค้าและผู้จัดส่ง/จำหน่ายวัตถุดิบ 
              ปลายปี พ.ศ. 2547 ที่ผ่านมา โดลไทยมีพนักงานรวมทั้งสิ้นกว่า 5,000 คน จากตัวเลขดังกล่าว บริษัทฯ ได้จ้างพนักงานตามฤดูกาล กว่า 3,000 คน โดยหน่วยงานสรรหาพนักงานของบริษัทฯ ในช่วงฤดูการผลิตที่สูง โดลไทยให้ค่าจ้างที่เป็นธรรมและโอกาสที่จะเพิ่มพูนความรู้และทักษะด้วยโครงการพัฒนาและเรียนรู้ตลอดทั้งปี
              กว่า 99% ของผลิตภัณฑ์ทั้งหมดที่ผลิตที่นี่ ได้จัดส่งออกไปขายยังลูกค้าต่างประเทศทั่วโลก ทั้งที่เป็นผลิตภัณฑ์ภายใต้เครื่องหมายการค้าของโดลเองและภายใต้เครื่องหมายการค้าของผู้จัดจำหน่ายรายอื่น โดลไทยมีการพัฒนาสายการผลิตอย่างต่อเนื่องอยู่ตลอดเพื่อเป็นสร้างความพึงพอใจให้ความต้องการของลูกค้าและเพิ่มศักยภาพการแข่งขันในตลาดโลก รวมทั้งสายการผลิตสับปะรดได้มีการปรับปรุงเพื่อเพิ่มความหลากหลายของรูปแบบของผลิตภัณฑ์ ไม่ว่าจะเป็นขนาดของผลิตภัณฑ์ หีบห่อบรรจุภัณฑ์ หรือแม้กระทั่งการใช้ผลไม้เขตร้อนชนิดต่างๆ มาเป็นวัตถุดิบในการผลิต อาทิเช่น ลำไย เงาะ วุ้นมะพร้าว และมะม่วง เป็นต้น ในปี พ.ศ. 2537 โดลไทยได้แนะนำผลิตภัณฑ์ใหม่ซึ่งถ้วยพลาสติกสู่ท้องตลาด ซึ่งปัจจุบันผลิตภัณฑ์ตัวนี้ได้สร้างความนิยมขึ้นมากในตลาดยุโรปและอเมริกาตอนเหนือ
นอกจากบริษัทฯ ได้สร้างงานและโอกาสทางเศรษฐกิจให้กับคนในท้องถิ่นแล้ว โดลไทยยังได้ตั้งเป้าหมายที่สูงกว่าเดิมโดยการมุ่งเน้นรักษาสิ่งแวดล้อมไปพร้อมๆ กับการพัฒนาชุมชน ดังนั้นระบบการจัดการด้านสิ่งแวดล้อมและโครงการเพื่อชุมชนต่างๆ ได้ถูกจัดขึ้น

ภารกิจหลักของบริษัท
ปัจจุบัน โดลไทยมีสายการผลิตผลิตภัณฑ์บรรจุภัณฑ์ที่หลากหลาย เช่น สับปะรด ฟรุ๊ตสลัดหรือผลไม้รวม ส้มแมนดาริน วุ้นมะพร้าว และน้ำสับปะรด โดลไทยได้รับวัตถุดิบด้านผลไม้ส่วนหนึ่งมาจากไร่ของบริษัทฯ และอีกส่วนหนึ่งได้รับมาจากชาวไร่กว่า 1,200 รายในโครงการสนับสนุนเกษตรกรของบริษัทฯ ซึ่งได้รับความรู้และเทคโนโลยีการผลิตใหม่ๆ ด้วยความห่วงใยและใส่ใจในพนักงาน บริษัทฯ ได้จัดสวัสดิการเรื่องบ้านพัก การบริการด้านการรักษาพยาบาล และสวัสดิการอื่นๆ เช่น โรงอาหาร ตู้เก็บของในโรงงาน ตลอดจนสโมสรและอุปกรณ์ด้านกิจกรรมสนทนาการ อันได้แก่ สนามเทนนิส สนามบาสเกตบอล สระว่ายน้ำ ห้องออกกำลังกาย อินเตอร์เน็ตและห้องคาราโอเกะ

วัตถุประสงค์ของบริษัท
1. จุดยืนทางการตลาดเปรียบเทียบกับคู่แข่ง
2. นวัตกรรม หรือการเปลี่ยนแปลงที่นำไปสู่การปรับปรุงธุรกิจ
3. ความสามารถในการผลิตและประสิทธิภาพ
4. ระดับสัมพัทธ์ของทรัพยากรต่างๆ ที่ยึดถือ
5. ความสามารถในการทำกำไร
6. ความสามารถและการพัฒนาของผู้บริหาร
7. ซึ่งเป็นปัจจัยวิกฤตต่อความสำเร็จระยะยาว
8. ความสามารถและการพัฒนาของพนักงาน ซึ่งเป็นปัจจัยวิกฤตต่อความสำเร็จระยะยาว
9. ความรับผิดชอบต่อสังคม ซึ่งปัจจุบันเป็นที่ยอมรับกันทั่วไปที่หลายธุรกิจ พิจารณาว่าเป็นเรื่องสำคัญ

เป้าหมายของบริษัท
1. เป็นผู้จำหน่ายที่ยึดมั่งในความเที่ยงธรรมต่อผู้บริโภค
2. เป็นผู้จำหน่ายที่ไม่ใช่แค่ตอบสนองผู้บริโภคเกี่ยวกับสินค้าและบริการที่ดีแต่เรายังให้ความรู้ในเรื่องโภชนาและ และผลิตภัณฑ์ ใหม่ให้กับผู้บริโภค

โครงสร้างองค์กร


หน้าที่และการดำเนินงานของแต่ละส่วนงาน                  กรรมการผู้จัดการ
   ประธานบริษัท
1. พิจารณาตัดสินด้านนโยบายและการประกาศใช้กระบวนการทำงาน
2. พิจารณาและอนุมัติผลการปรับปรุงกระบวนการทำงาน ของทีมวิศกรกระบวนการ
3. เป็นที่ปรึกษา สนับสนุน และให้คำแนะนำ กับทีมงานโครงการฯ
4. ตั้งคณะทำงานย่อยเพื่อสนับสนุนการดำเนินการปรับปรุงกระบวนการทำงาน
      
1. ดูแล บริหาร ดำเนินงาน และปฏิบัติงานให้เป็นไปตามวัตถุประสงค์และข้อบังคับของบริษัท
2. มีอำนาจอนุมัติ และ / หรือ เห็นชอบแก่การดำเนินการใดๆ ตามปกติ และอันเป็นการบริหารกิจการของบริษัทเป็นการทั่วไป
3. พิจารณากลั่นกรองนโยบาย เป้าหมาย แผนงานประจำปีของบริษัท งบประมาณประจำปีของบริษัท และข้อพิจารณาต่างๆ

 
          ฝ่ายบัญชี
        หน้าที่ของฝ่ายบัญชี
                  1.มีหน้าที่และความรับผิดชอบในการจัดทำบัญชีของทางบริษัท
                  2. ตรวจสอบบัญชีรายรับ รายจ่ายต่างๆ ของบริษัท
                  3. บันทึกรายการบัญชีของสมุดรายวันขั้นต้น บัญชีแยกประเภททะเบียนคุมของลูกค้า
                 4.ตรวจสอบ Statement จัดทำรายการทางการเงินประจำเดือนประกอบด้วยงบทดลองและ       รายละเอียดลูกหนี้
                 5.คำนวณดอกเบี้ยและค่าปรับของลูกหนี้ ณ วันสิ้นงวดบัญชีลูกหนี้ ยืนยันการเป็นหนี้จัดทำงบการเงินสำนักงานตรวจเงินแผ่นดินเพื่อตรวจสอบและรับรอง

ปัญหาของฝ่ายบัญชี
1. ไม่สามารถลดความยากหรือความสลับซับซ้อนของงานที่มี
จำนวนมากได้
2. ไม่สามารถเรียกดูรายละเอียดต่างๆ ของข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว
3.ไม่มีความสะดวกรวดเร็วในการจัดทำเอกสารและบันทึกข้อมูลทางการบัญชี

ฝ่ายจัดซื้อ
หน้าที่ของฝ่ายจัดซื้อ
1.             จัดซื้อเกี่ยวกับอุปกรณ์ ชิ้นส่วน ต่างๆ ที่ใช้ในการซ่อมและขาย
2.             การจัดระบบการวางแผนและควบคุมการจัดซื้ออย่างมีประสิทธิภาพ
3.             อุปกรณ์ ชิ้นส่วน หรืออุปกรณ์ต่างๆที่ใช้ในการซ่อม ที่ฝ่ายซ่อม
4.             ต้องการ ให้ตรงกับความต้องการทั้งในด้านคุณภาพ โดยให้มีต้นทุนค่าใช้จ่ายที่ต่ำที่สุด

ปัญหาของฝ่ายจัดซื้อ
1.             วัตถุดิบ ชิ้นส่วนต่างๆ ที่หน่วยงานต้องการ บางอย่างจัดหาไม่ได้ตามที่กำหนด
2.             วัตถุดิบ ชิ้นส่วนต่างๆบางชิ้นนั้นไม่ได้ตามปริมาณและคุณภาพที่กำหนด
3.             ชิ้นส่วนต่างๆบางชิ้นมีราคาแพงและในการจัดส่งต้องเสียค่าจัดส่งสินค้าด้วย
4.             เวลาในการสั่งของสินค้าและได้รับนั้น ไม่ตรงตามระยะเวลาที่กำหนด
                         ฝ่ายขาย
      หน้าที่ของฝ่ายขาย
ฝ่ายขายมีหน้าที่ในการจัดทำกลยุทธ์การขายและแผนการจัดจำหน่ายสินค้าในกลุ่มของสินค้า ทำการบริหารการขายให้เป็นไปตามเป้าหมายที่ได้กำหนดไว้ร่วมกัน  รวมทั้งจัดหาและบริหารเจ้าหน้าที่การตลาด  ทำการติดต่อประสานงานและดำเนินความสัมพันธ์กับคู่ธุรกิจ นอกจากนี้ยังต้องร่วมในการวางแผนการตลาดและกลยุทธ์โดยรวมของบริษัทด้วย
ปัญหาของฝ่ายขาย
1. ไม่สามารถเก็บข้อมูลลูกค้าได้อย่างเป็นระเบียบ
2. ไม่สามารถติดต่อลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว
3. ไม่สามารถจัดเก็บและเชื่อมต่อข้อมูลจากฝ่ายอื่นๆ ของแต่ละส่วนงานได้ 
4. ค้นหาเอกสารได้ยาก  เนื่องจากเอกสารมีเยอะและจัดเก็บไว้หลายที่
 5. ข้อมูลมีการสูญหาย  เพราะไม่สามารถตรวจสอบได้ว่าเอกสารที่ต้องการอยู่ตรงไหนเนื่องจากการเก็บเอกสารยังไม่เป็นระบบ  อาจทำให้บริษัทได้รับความเสียหาย

ฝ่ายการเงิน
หน้าที่ของฝ่ายการเงิน
1. ปฏิบัติงานเกี่ยวกับงานรับเงิน และเอกสารแทนตัวเงิน
2. ปฏิบัติงานจ่ายเงิน และเอกสารแทนตัวเงิน
3. จัดทำทะเบียนคุม และเอกสารควบคุมการจ่ายเงิน
4. ดำเนินการเกี่ยวกับการเก็บรักษาเงิน และเอกสารแทนตัวเงิน
5. จัดทำเช็คสั่งจ่าย และจ่ายเงินซื้อตั๋วแลกเงิน ส่งไปจ่าย
6. ปฏิบัติงานอื่นที่ได้รับมอบหมายตามกฎหมาย กฎ ระเบียบ ข้อบังคับ และคำสั่งขอผู้บริหาร
ปัญหาของฝ่ายการเงิน
1. บันทึกข้อมูลทางการเงินเป็นไปได้อย่างล้าช้า
2. การค้นหาข้อมูลของลูกค้าเกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย
3. ไม่สามารถจัดเก็บข้อมูลเกี่ยวกับรายได้ รายจ่าย ได้อย่างถูกต้องและแม่นยำ

ฝ่ายบุคลากร , ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์
หน้าที่ของฝ่ายบุคลากร , ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์
มีหน้าที่ในการจัดการ ดูแล งานด้านการบริหารงานบุคคลทั้งหมด  ไม่ว่าจะเป็นเรื่องการรับสมัครงาน, การคัดเลือกบุคลากรเข้ามาทำงาน, การดูแลเกี่ยวกับการปฏิบัติให้ถูกต้องตามกฎหมายแรงงาน, การลงโทษพนักงาน, การดูแลสวัสดิการและความเป็นอยู่ของพนักงาน
ปัญหาของของฝ่ายบุคลากร , ฝ่ายทรัพยากรมนุษย์
1. การพัฒนาของระบบงานต่างๆ ปฏิบัติไม่ต่อเนื่อง
2. การวางแผนประกอบการพัฒนาในระบบการปฏิบัติงานของพนักงานเป็นไปอย่างไม่มีแบบแผน
3. การประกันคุณภาพด้านสินค้าเริ่มลดน้อยถอยลง

ฝ่ายพัฒนาธุรกิจ
หน้าที่ของฝ่ายพัฒนาธุรกิจ
การระบุวัตถุประสงค์ และเป้าหมาย อย่างชัดเจน กระบวนการประเมินกระบวนการให้บริการ เป็นกระบวนการ ที่โปร่งใสและได้รับการยอมรับจากคนในหน่วยงาน  หน่วยงานให้ความหมายคำว่า " คุณภาพ " ได้อย่างชัดเจน สามารถวัดได้และมีหลักฐานที่เชื่อถือได้เป็นตัวชี้ว่า ทุกอย่างดำเนินงานไปตามแผน มีความชัดเจนเมื่อมีสัญญาณว่า บางสิ่งบางอย่างกำลังจะผิดพลาด ได้มีการแก้ไขทันและได้เตรียมหาทางออก หรือทางแก้ไขความผิดพลาดไว้ล่วงหน้าด้วย

ฝ่ายการคลังสินค้า
หน้าที่ของฝ่ายการคลังสินค้า
การดำเนินการวางแผนจัดหาพัสดุ กำหนดคุณลักษณะเฉพาะ การวิเคราะห์ค่าใช้จ่าย การจัดซื้อ/จ้าง จ้างที่ปรึกษา จ้างออกแบบและควบคุมงาน ตรวจรับ เช่า จัดทำเอง แลกเปลี่ยน ตรวจร่างสัญญา ควบคุมทะเบียนวัสดุและครุภัณฑ์
ปัญหาของฝ่ายการคลังสินค้า
1. ในการเช็คสต็อกอาจเกิดความผิดพลาดขึ้น  เนื่องจากสินค้าจัดเก็บอยู่หลายที่ทำให้อาจ       ลืมเช็คได้
2. ไม่สามารถเช็คสินค้าในคลังได้อย่างรวดเร็ว
3. ข้อมูลของสินค้าในคลังที่จัดเก็บไม่ชัดเจน ทำให้ยากต่อการเช็คต๊อกของสินค้า

ฝ่ายผลิต
หน้าที่ของฝ่ายผลิต
1.  จัดสินค้าตามใบเบิกสินค้าเพื่อนำส่งสินค้าให้กับลูกค้า ตรวจนับยอดคงเหลือขอวัตถุดิบ
2. ตรวจนับยอดคงเหลือของวัตถุดิบ
ปัญหาของฝ่ายผลิต
1. ออกแบบชิ้นงานมาไม่ถูกใจลูกค้า
2. สี ลวดลาย และขนาด ของชิ้นงานที่ทำไม่ได้ตามปริมาณคุณภาพที่ลูกค้ากำหนด
3. ระยะเวลาในการออกแบบชิ้นงานไม่ตรงตามระยะเวลาที่กำหนด

ฝ่ายซ่อมบำรุง
หน้าที่ของฝ่ายซ่อมบำรุง
รับผิดชอบในการควบคุมการตรวจซ่อมบำรุงรักษาและซ่อมแซมวัสดุอุปกรณ์ภายในอาคารควบคุมระบบดับเพลิงในอาคาร , ควบคุมการออกแบบปรับอาคารและพื้นที่ต่าง ๆ ควบคุมการทำงานของเครื่องจักรดูแลรักษาเครื่องจักรให้สามารถใช้งานได้อยู่เสมอ
ปัญหาของฝ่ายซ่อมบำรุง
1. อุปกรณ์ที่ยืมมาใช้หาย ไม่นำกลับมาเก็บไว้ในที่เดิม
2. เครื่องมือและอุปกรณ์บางส่วนใช้งานอย่างผิดวิธีจึงทำให้เกิดการชำรุดเสียหาย
3. ระยะเวลาในการซ่อมบำรุงบางงานต้องใช้เวลาในการซ่อมบำรุงนาน
4. งานบางงานต้องทำอยู่กับความร้อน ความเย็น จึงต้องมีอุปกรณ์ป้องกัน

ฝ่ายควบคุมคุณภาพ
หน้าที่ของฝ่ายควบคุมคุณภาพ
1.  ตรวจจำนวนส่งมอบที่ระบุไว้ใน PACKING LIST 100%
2.  ตรวจป้ายผลิตภัณฑ์ 100%
3.  ตรวจการจัดเรียง
กรณีตรวจไม่ผ่าน
พนักงานตรวจสอบคุณภาพต้องแจ้งแผนกคลังสินค้าและแผนกจัดส่งให้แยกงานออก
กรณีผ่าน
ให้พนักงานตรวจสอบคุณภาพแจ้งกับแผนกคลังสินค้าและจัดส่งทำการเคลื่อนย้ายสินค้าเพื่อทำการส่งมอบ โดยไม่ต้องมีการแสดงสถานการตรวจสอบ
ปัญหาของฝ่ายควบคุมคุณภาพ
1.พบข้อบกพร่องของชิ้นงานที่ทำ เช่น ชิ้นงานที่ทำออกมาไม่ตรงไปตามแบบที่ลูกค้า
2.ความสูง ความกว้าง ขนาดของชิ้นงานที่ทำออกมาไม่ได้ตามสเปคที่ลูกค้ากำหนด
3.สี และ ลวดลาย ไม่ตรงตามกำหนด
ปัญหาระหว่างฝ่าย
ฝ่ายงานขายกับฝ่ายงานบัญชี          
1.  หากฝ่ายขายไม่นำเอกสารสั่งซื้อสินค้ามาส่งให้แก่ฝ่ายบัญชี ฝ่ายบัญชีก็จะไม่ทราบยอดการสั่งซื้อ
2. หากฝ่ายขายทำเอกสารการชำระเงินของลูกค้าหาย ฝ่ายบัญชีก็จะไม่ทราบข้อมูลการชำระเงินของลูกค้า
3.หากฝ่ายขายได้ขายสินค้าไป โดยไม่ได้แจ้งให้ฝ่ายบัญชีทราบจะทำให้ยอดขายกับยอดการเงินของบริษัทไม่เท่ากัน
ฝ่ายงานขายกับฝ่ายคลังสินค้า
1. หากฝ่ายคลังสินค้าไม่ทราบยอดสินค้า ฝ่ายขายก็จะไม่ทราบว่าจำนวนสินค้าว่าเพียงพอกับการขายหรือไม่
2. หากฝ่ายขายขายสินค้าไปโดยไม่แจ้งแผนกคลังสินค้าๆก็จะไม่ทราบจำนวนสินค้าที่เหลืออยู่ ทำให้เสียเวลาในการตรวจนับใหม่
ฝ่ายงานบัญชีกับฝ่ายคลังสินค้า
หากฝ่ายคลังสินค้าไม่ได้แจ้งยอดสินค้าคงคลัง ฝ่ายบัญชีก็จะไม่สามารถทำงบการเงินได้ในการสั่งซื้อสินค้าได้  เพราะจะต้องทราบยอดสินค้าคงเหลือของแต่ละงวด    
ฝ่ายควบคุมคุณภาพกับฝ่ายผลิต
                ถ้าฝ่ายควบคุมคุณภาพตรวจพบ ปัญหาที่ชิ้นงานที่ฝ่ายผลิตทำ ฝ่ายควบคุมคุณภาพก็จะต้องตีชิ้นงานนั้นกลับไปให้ฝ่ายผลิตทำใหม่ จึงทำให้การดำเนินการผลิตนั้นเป็นไปอย่างล่าช้าไม่ตรงตามระยะเวลาที่กำหนด
ฝ่ายซ่อมบำรุงกับฝ่ายจัดซื้อ
                ถ้าฝ่ายซ่อมบำรุง อุปกรณ์เครื่องมือหมดต้องไปสั่งซื้อที่ฝ่ายจัดซื้อ ฝ่ายจัดซื้ออุปกรณ์บางชิ้นไม่สามารถหาซื้อได้ และระยะเวลาในการสั่งซื้ออุปกรณ์นั้นๆ กินเวลาพอสมควร
ฝ่ายซ่อมบำรุงกับฝ่ายผลิต
                ถ้าฝ่ายซ่อมบำรุงเข้าไปดำเนินการซ่อมบำรุง ฝ่ายผลิตก็จะไม่มีเครื่องมือผลิต จึงทำให้ยอมในการผลิตสินค้านั้นลดน้อยลงทำให้ไม่ได้ตามเป้าที่กำหนด ส่งผลให้การผลิตนั้นไม่เสร็จตรงตามระยะเวลาที่ต้องส่งสินค้าให้กับลูกค้า
ฝ่ายจัดซื้อกับฝ่ายบัญชี
                ถ้าฝ่ายจัดซื้อไม่มีรายการสินค้าที่จะซื้อให้กับแผนกบัญชีก็จะไม่สามารถเบิกจ่ายเงินออกมาซื้อสินค้าได้

โครงการที่ต้องการพัฒนา
             โครงการพัฒนาระบบคลังสินค้า
มีหน้าที่ในการดูแลความเรียบร้อยและตรวจเช็คสินค้าที่อยู่ในคลังสินค้า  รวมทั้งสั่งซื้อสินค้ามาเก็บไว้ในคลังสินค้า  ซึ่งเอกสารที่ใช้ประกอบด้วยส่วนต่างๆดังนี้ 
-  รหัสสินค้า
-  ชื่อสินค้า
-  รายละเอียดของสินค้า
-  ราคาของสินค้า
             -  จำนวนของสินค้าที่มีในคลังสินค้า


สรุปวัตถุประสงค์ของโครงการพัฒนาระบบ
เมื่อพิจารณาวัตถุประสงค์ของโครงการทั้ง 4โครงการแล้วพบว่าล้วนแต่ให้ผลประโยชน์กับบริษัททั้งนั้น จึงจำเป็นต้องคัดเลือกโครงการที่เหมาะสมกับสถานการณ์ปัจจุบันของบริษัทให้มากที่สุด
              ดังนั้นจึงเริ่มต้นด้วยการนำโครงการทั้ง 4 มาเปรียบเทียบกับวัตถุประสงค์ของบริษัทเพื่อค้นหาโครงการที่ตรงตามวัตถุประสงค์มากที่สุด และสามารถบรรลุเป้าหมายสูงสุดของบริษัทได้ดังรายละเอียดจากตารางต่อไปนี้


การเลือกโครงการที่เหมาะสม (Selecting)
จากตารางเปรียบเทียบโครงการตามวัตถุประสงค์ของบริษัท พบว่าโครงการพัฒนาระบบคลังสินค้าตรงตามวัตถุประสงค์ของบริษัทมากที่สุด แต่เนื่องจากต้องพิจารณาถึงงบประมาณและสถานการณ์ปัจจุบันของบริษัทแล้วเห็นควรว่าจะต้องนำโครงการทั้ง 4 มาพิจารณาตามข้อจำกัดเพิ่มเติม ได้แก่ ขนาดของโครงการ และผลประโยชน์ที่ได้รับจากโครงการนั้นๆ เนื่องจากหากโครงการใดมีขอบเขตกว้างหรือมีขนาดใหญ่หมายถึงต้องใช้งบประมาณสูง ทำให้เกิดต้นทุนสูงซึ่งปัจจุบันบริษัทยังไม่สามารถทำได้ แสดงรายละเอียดในตารางต่อไปนี้


แสดงการจำแนกกิจกรรม (Activities) ของหน้า ที่การทำงาน (Functions) ในบริษัท


แสดงการจำแนกกิจกรรม (Activities) ของหน้า ที่การทำงาน (Functions) ในบริษัท


แสดงการจำแนกกิจกรรม (Activities) ของหน้า ที่การทำงาน (Functions) ในบริษัท


แสดงความสัมพันธ์ระหว่างหน้าที่และหน่วยข้อมูลที่เกี่ยวข้อง (Functions-to-Data Entities)


แสดงความสัมพันธ์ระหว่างหน้าที่และหน่วยข้อมูลที่เกี่ยวข้อง (Functions-to-Data Entities)


ตารางเมตริกซ์ Information System of – Objectives



ตารางเมตริกซ์ Information System of – Objectives


สรุปการพิจารณาของโครงการพัฒนาระบบ
จากการพิจารณาโครงการทั้ง 4 โครงการตามวัตถุประสงค์ ขนาดโครงการและ ผลประโยชน์ จะพบ  ว่าโครงการที่ตรงตามวัตถุประสงค์ และให้ผลประโยชน์แก่บริษัท มากที่สุดมี 2 โครงการคือโครงการระบบงานคลังสินค้า และโครงการพัฒนาระบบงานบัญชี แต่เนื่องจากข้อจำกัดทางด้านเงินลงทุนของบริษัท จึงเห็นควรเลือกโครงการพัฒนาระบบงานคลังสินค้า ซึ่งเป็นระบบที่ครอบคลุมส่วนงานทางด้านให้บริการ ลูกค้า รวมทั้งระบบสินค้าที่ลูกค้าสั่งซื้อทั้งหมดและการจัดเก็บข้อมูลของลูกค้าที่สั่งซื้อ
อีกทั้งยังเป็นโครงการขนาดกลางที่บริษัทสามารถให้เงินลงทุนในส่วนนี้ได้  จึงปฏิเสธ (Reject)โครงการพัฒนาระบบงานบัญชีไปเพราะเป็นโครงการที่มีขนาดใหญ่ใช้เงินลงทุนมากทางบริษัทจึงไม่สามารถนำโครงการพัฒนาระบบงานบัญชีมาพัฒนาระบบได้ดังนั้นในโครงการพัฒนาระบบการคลังสินค้า ได้ร่วมงานดังกล่าวไว้ในระบบแล้ว จึงสามารถนำบริษัทไปสู่เป้าหมายสูงสุดได้ เนื่องจากเป็นโครงการขนาดกลาง และใช้เงินในการลงทุนเป็นจำนวนเงินไม่มากนัก

วัตถุประสงค์ของการพัฒนาระบบใหม่
             1. เพื่อปรับปรุงการเก็บข้อมูลสินค้าเคมีภัณฑ์ให้เป็นหมวดหมู่ เป็นระบบมากขึ้น
2. เพิ่มความสะดวก รวดเร็วและความถูกต้องของข้อมูลโดยนำคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยใน
    ในการจัดการกับข้อมูล
3. ลดความซ้ำซ้อนในการทำงานของพนักงาน
4. เพื่อให้ความสะดวกรวดเร็วในการทำงาน
5. เพื่อประหยัดเวลาในการทำงาน
6. เพื่อให้ได้รับงานที่เป็นปัจจุบัน
7. เพื่อลดความซ้ำซ้อนของงานที่ทำ
8. เพื่อลดเนื้อที่ในการจัดเก็บข้อมูลต่างๆ
9. เพื่อสร้างภาพพจน์ที่ดีให้แก่ฝ่ายการตลาดและบริษัท
10. เพื่อความสะดวกแก่ผู้มาติดต่อสอบถามข้อมูล
11. เพื่อความมีระเบียบเกี่ยวกับการจัดเก็บข้อมูลลูกค้า
12. เพื่อพัฒนาระบบการทำงานของบริษัทให้คล่องตัวยิ่งขึ้น
13. เพื่อสร้างความเชื่อถือให้กับลูกค้าและบริษัท
ขอบเขตของการพัฒนาระบบงาน
การออกแบบการทำงานของระบบใหม่จะเน้นที่การปรับปรุงการจัดเก็บข้อมูลของผลิตภัณฑ์ต่าง ๆ ให้เป็นหมวดหมู่เพื่อความสะดวกในการจัดการกับข้อมูล โดยใช้คอมพิวเตอร์เข้ามาทำงานแทนการทำงานด้วยมือคนโดยการทำงานจะใช้ระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยเพื่อความสะดวกรวดเร็วและความเป็นหนึ่งเดียวของข้อมูลแบ่งการทำงานของโปรแกรมที่พัฒนาขึ้นเป็น 5 ด้านหลัก ๆ คือ
1. สามารถบันทึกข้อมูล (Input) ลงในแฟ้มต่าง ๆ ได้
2. สามารถแก้ไข เปลี่ยนแปลงข้อมูล (Update) ในแฟ้มข้อมูลได้
3. สามารถลบข้อมูลหรือแฟ้มข้อมูล (Delete) ที่ไม่ต้องการได้
4. สามารถจะออกรายงานได้ (Report)
5. สามารถค้นหาข้อมูลได้ (Search) จากแฟ้มต่าง ๆ เช่น แฟ้มลูกค้า, แฟ้มสินค้า, แฟ้มจัดจำหน่ายสินค้าขั้นตอนการทำงานโดยสังเขป มีดังนี้
สร้างโปรแกรมสำหรับบันทึกข้อมูลสินค้า เพื่อบันทึกรายละเอียดของสินค้าที่อยู่ในบริษัทให้เป็นหมวดหมู่ โดยแยกตามประเภทของสินค้าแต่ละชนิดอย่างชัดเจน แทนการเก็บในรูปของเอกสารข้อมูลสินค้า จะจัดเก็บแบ่งเป็นประเภทของสินค้า ซึ่งจะแบ่งประเภทของสินค้าใหม่ สร้างโปรแกรมสำหรับจัดการกับข้อมูลสินค้า เมื่อมีการซื้อ- ขายเกิดขึ้นสามารถเช็คได้ว่ามีสินค้าชนิดใดบ้างมีอยู่ในบริษัท และมีปริมาณเท่าไร ราคาเท่าไรสามารถหักลบจำนวนสินค้าในคลังสินค้าออกไป ถ้าหากมีการซื้อ ขาย  สามารถรู้ได้ว่าสินค้าชนิดใดเหลือน้อยหรือว่าหมด ไม่มีเหลือในคลังสินค้า เพื่อที่จะทำการสั่งซื้อต่อไปโดยไม่ต้องอาศัยการตรวจสอบด้วยมือคน สร้างโปรแกรมสำหรับเก็บข้อมูลของลูกค้า ซึ่งสามารถเก็บรายละเอียดต่าง ๆ ของลูกค้าไว้ เช่นข้อมูลการสั่งซื้อสินค้า เพื่อความสะดวกเมื่อลูกค้ามาซื้อสินค้าในบริษัทในครั้งต่อไปทั้งนี้ในระบบซื้อ - ขาย ยังสามารถออกใบเสร็จรับเงินให้กับลูกค้าและออกใบสั่งซื้อสินค้าไปยังบริษัทผู้ผลิตต่าง ๆ ได้ด้วยความสะดวกและรวดเร็วอีกด้วยและยังสามารถทำการสรุปรายรับ-รายจ่ายประจำเดือน ได้ด้วยความถูกต้องและรวดเร็วอีกด้วย
ลักษณะของปัญหาโดยทั่วไป กำหนดหัวเรื่องของปัญหา
1. ปัญหาเรื่องงานที่ซ้ำซ้อน
2. เสียเวลาในด้านการหาข้อมูลลูกค้าและในใบรับประกันสินค้า
3. ถ้าต้องการแก้ไขข้อมูลลูกค้าแต่ละรายเสียเวลาในการค้นหา
4. ต้องการงานที่เป็นปัจจุบัน
5.ปัญหาด้านบุคลากรน้อยเกินไปในการปฏิบัติงาน
6. การจัดเก็บข้อมูลนั้นก่อให้เกิดความเสียหายได้ง่าย เช่นการถูกทำลายด้วยสัตว์ต่างๆ
7. การจัดเก็บข้อมูลของลูกค้าต้องใช้สถานที่มาก และสิ้นเปลืองโดยใช่เหตุ คือต้องมีตู้ในการจัดเก็บในแต่ละปี
ปัญหาเกิดจากสิ่งดังต่อไปนี้
1. ไม่มีโปรแกรมที่สนับสนุนระบบให้เป็นปัจจุบันให้ตรงกับความต้องการของผู้บริหาร ทำให้การค้นหา แก้ไข ทำรายงานต้องล่าช้าออกไปอีก
2. ลูกค้าต้องการระบบการทำงานที่รวดเร็ว ทันต่อเวลาเพราะลูกค้าเบื่อการรอคอย
3. เมื่อมีข้อมูลมากก็ทำให้ร้านต้องเปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บ ทำให้ไม่สวยงามและเกะกะ
4. การค้นหาข้อมูลลูกค้า เป็นไปอย่างล่าช้าเนื่องจากมีจำนวนมาก
5. ขาดการประมาณการที่ดีถูกต้องแม่นยำในการดำเนินงานของบริษัทเนื่องจากไม่สามารถศึกษาข้อมูล ลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว
แสดงส่วนที่ก่อให้เกิดปัญหาและเกี่ยวข้องกับข้อมูล
ทางบริษัท.ไม่มีโปรแกรมที่สนับสนุนระบบให้เป็นปัจจุบันให้ตรงกับความต้องการของผู้บริหาร ทำให้การค้นหา แก้ไข ทำรายงานต้องล่าช้าออกไปอีก .ลูกค้าต้องการระบบการทำงานที่รวดเร็ว ทันต่อเวลาเพราะลูกค้าเบื่อการรอคอย .เมื่อมีข้อมูลมากก็ทำให้ร้านต้องเปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บ ทำให้ไม่สวยงามและเกะกะ .การค้นหาข้อมูลลูกค้า เป็นไปอย่างล่าช้าเนื่องจากมีจำนวนมาก.ขาดการประมาณการที่ดีถูกต้องแม่นยำในการดำเนินงานของบริษัทเนื่องจากไม่สามารถศึกษาข้อมูลลูกค้าได้ อย่างรวดเร็ว ส่วนที่เกิดปัญหาของระบบคือแฟ้มเอกสารข้อมูลลูกค้ามีจำนวนมากทำให้ยากแก่การค้นหาการจัดเก็บข้อมูลชองลูกค้าใช้วิธีจัดเก็บลงแฟ้มเอกสารทำให้เปลืองเนื้อที่ในการจัดเก็บ บางครั้ง ข้อมูลของลูกค้าก็เกิดการสูญหาย ทำให้การทำงานของบริษัทยังไม่ดีเท่าที่ควรเพราะทางบริษัทมอง เห็นความสำคัญของลูกค้าเป็นที่สุด ต้องการให้ลูกค้าเกิดความพึงพอใจมากที่สุด การแสดงรายงานยอดการซื้อขายก็ยังล่าช้าอยู่การรายงานยอดขายประจำวันประจำเดือนประจำปี ยังไม่รวดเร็ว
หลักการและเหตุผลในการแก้ปัญหาของระบบ
ระบบการซื้อขายของบริษัทต้องการการแก้ไขในจุดที่เป็นปัญหามากที่สุด เพราะแฟ้มเอกสารข้อมูลมี จำนวนมาก ถ้าทำการเก็บข้อมูลลงเครื่องคอมพิวเตอร์จะทำให้พื้นที่ในการจัดเก็บลดลงมากและสะดวก ในการทำการแก้ไข ค้นหา แสดงข้อมูล ทำให้การแสดงรายงานยอดขาย รายงานประจำวันประจำเดือน ประจำปีเป็นที่พึ่งพอใจแก่ผู้บริหาร การทำงานของบริษัทก็เป็นระบบยิ่งขึ้นเพื่อให้ความสะดวกรวดเร็ว ในการทำงาน เพื่อประหยัดเวลาในการทำงาน เพื่อให้ได้รับงานที่เป็นปัจจุบันเพื่อลดความซ้ำซ้อนของ งานที่ทำ เพื่อลดเนื้อที่ในการจัดเก็บข้อมูลต่างๆ เพื่อสร้างภาพพจน์ที่ดีให้แก่ฝ่ายการตลาดและบริษัท เพื่อความสะดวกแก่ผู้มาติดต่อสอบถามข้อมูลเพื่อความมีระเบียบเกี่ยวกับการจัดเก็บข้อมูลลูกค้า เพื่อพัฒนาระบบการทำงานของบริษัทให้คล่องตัวยิ่งขึ้น เพื่อสร้างความเชื่อถือให้กับลูกค้าและบริษัท
ประโยชน์ที่จะได้รับจากระบบใหม่
1.การทำงานที่เกี่ยวข้องกับการเงินได้สะดวกและรวดเร็วมากยิ่งขึ้น
2.ไม่มีการทำงานที่ซ้ำซ้อนระหว่างแผนกต่างๆสามารถจัดการข้อมูลในแต่ละหน่วยงานของบริษัทได้อย่างมีประสิทธิภาพ
3.การทำงานของฝ่ายขายและฝ่ายต่างๆ มีประสิทธิภาพเพิ่มมากขึ้น
4.สามารถจัดทำรายงานเงินเดือน  รายงานภาษี  รายงานข้อมูลลูกค้าได้อย่างถูกต้อง
5. สามารถค้นหาและดูแลรักษาระเบียนประวัติลูกค้าและพนักงาน การประเมินผลการปรับเงินเดือน  และการบริหารงานบุคคลได้
6. สามารถนำข้อมูลต่างๆมาใช้ในการตัดสินใจของผู้บริหารเพื่อการวางแผนแข่งขันทางการตลาดได้
แนวทางในการพัฒนา
การพัฒนาระบบงานคลังสินค้ามีแนวทางในการดำเนินงานตามวงจรการพัฒนาระบบ(System Development Life Cycle : SDLC)  ในรูปแบบ Adapted Waterfall โดยในแต่ละขั้นตอนเมื่อดำเนินงานอยู่  สามารถย้อนกลับข้ามขั้นโดยไม่จำเป็นต้องเป็นขั้นตอนที่ติดกันได้  และ  Methodology ที่เลือกใช้เพื่อดำเนินการพัฒนาระบบตาม  SDLC คือ Structured System Analysis and Design Methodology (SSADM) ซึ่งเป็น   Methodology  ที่ใช้แบบจำลองในการอธิบายขั้นตอนการทำงานของระบบใหม่และ  ข้อมูลทั้งหมด ซึ่งเมื่อพิจารณาถึงขั้นตอนการดำเนินงานให้เหมาะสมกับบริษัทแล้วสามารถแบ่งได้ทั้งหมด 7 ขั้นตอนดังนี้
1. การค้นหาและเลือกสรรโครงการ (Project Identification and Selection)
2. การเริ่มต้นและการวางแผนโครงการ (Project Initiating and Planning)
3. การวิเคราะห์ระบบ (System Analysis)
4. การออกแบบเชิงตรรกะ (Logical Design)
5. การออกแบบเชิงกายภาพ (Physical Design)
6. การพัฒนาและติดตั้งระบบ (System Implementation)
7. การซ่อมบำรุงระบบ (System Maintenance)


แผนการดำเนินงานของโครงการ
แผนการดำเนินงานของโครงการพัฒนาระบบงานคลังสินค้ามีดังต่อไปนี้
       1.ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการ
       2. ประมาณการใช้แหล่งทรัพยากร
       3.ประมาณการใช้งบประมาณ
       4.ประมาณระยะเวลาดำเนินงาน
1.ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการ
ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการที่จะได้รับมอบหมายคือ บุคลากรแผนกคอมพิวเตอร์ทั้ง 3 คนจะดำรงตำแหน่งเนื่องจาก โครงการพัฒนาระบบงานขาย ดังต่อไปนี้
1.1 นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ ได้แก่หัวหน้าแผนกคอมพิวเตอร์ ทำหน้าที่ในการวิเคราะห์และออกแบบระบบ ตลอดจนเก็บรวบรวมข้อมูลและติดต่อประสานงานระหว่างผู้ใช้กับทีมโปรแกรมเมอร์ จัดทำเอกสารของระบบ ทดสอบโปรแกรมของระบบและอื่นๆที่เกี่ยวข้อง
1.2 โปรแกรมเมอร์ได้แก่ เจ้าหน้าที่คอมพิวเตอร์จำนวน 2 คน ทำหน้าที่ในการเขียนและติดตั้งโปรแกรมของระบบ รวมทั้งทดสอบโปรแกรมและพัฒนาตัวต้นแบบเพื่อสอบถามความคิดเห็นและผลการตอบรับจากผู้ใช้ระบบ
2.ประมาณการใช้แหล่งทรัพยากร
                ปัจจุบันทางบริษัทใช้ระบบเครือข่าย LAN อยู่แล้วมีรายละเอียดต่อไปนี้
                                1.แม่ข่าย server จำนวน 1 เครื่อง
                                2.เครื่องลูกข่าย (Workstation) จำนวน 12 เครื่อง
                                3.เครื่องพิมพ์ (Printer) 5 เครื่อง

 
                     

4.ประมาณการระยะเวลาดำเนินงาน
ระยะเวลาดำเนินงานของโครงการพัฒนาระบบงานคลังสินค้าจะใช้เวลาประมาณ 6 เดือน จากเดือนกันยายน 2553 ถึงเดือนมกราคม 2554ซึ่งมีรายละเอียดแสดงไว้ใน Gantt Chart ดังนี้


ระยะเวลาดำเนินการ
จำนวนวันในแต่ละกิจกรรมที่ทีมงานต้องดำเนินการไม่รวม วันหยุด ( อาทิตย์ละ 5 วัน ) จำนวนชั่งโมงคำนวณจาก จำนวนวัน x จำนวนชั่งโมงจริง( 7 ชั่งโมง ต่อวัน )จำนวนวันทั้งหมดหรือจำนวนชั่วโมงทำงานจริงเป็นส่วนหนึ่งของการประมาณระยะเวลาที่ได้กำหนดใน Gantt Chart
รายงานสรุปผลสำหรับผู้บริหาร
                จากการศึกษาปัญหาที่พบจากระบบเดิมภายในบริษัทโดลไทยแลนด์ ปรากฏว่าบริษัทโดลไทยแลนด์ ยังไม่มีระบบงานคลังสินค้ามาใช้งาน ซึ่งอาจส่งผลกระทบให้การปฏิบัติงานของพนักงานเกิดความซ้ำซ้อน ความล่าช้าและเกิดข้อผิดพลาดได้ ดังนั้น เพื่อเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการปฏิบัติงานและในแง่ของความคุ้มค่าในการลงทุน ทางทีมงานพัฒนาระบบ จึงได้ริเริ่มและจัดทำแผนงานโครงการพัฒนาระบบใหม่โดยมีชื่อเรียกระบบใหม่นี้ว่าระบบงานคลังสินค้า  พร้อมนี้ ทางทีมงานพัฒนาสารสนเทศได้ทำการศึกษาความเป็นไปได้ทั้ง 4 ด้านของระบบนี้ ประกอบด้วย ความเป็นไปได้ทางด้านเทคนิค ความเป็นไปได้ทางด้านการปฏิบัติงาน ความเป็นไปได้ทางด้านระยะเวลาดำเนินงาน และความเป็นไปได้ทางด้านเศรษฐศาสตร์เพื่อใช้เป็นข้อมูลช่วยสนับสนุนประกอบการพิจารณาตัดสินใจในการนำระบบนี้มาใช้งานต่อไป โดยมีรายละเอียดดังต่อไปนี้
1. ความเป็นไปได้ทางด้านเทคนิค  (Technical Feasibility)
ทำการศึกษาทั้งทางด้าน Hardware และ Software ของระบบเดิม ปรากฏว่าใช้เครื่องคอมพิวเตอร์เชื่อมต่อบนเครือข่ายแบบ LAN  Application ที่ใช้ได้แก่
                - Microsoft Excel
                - Microsoft Word
                - AccPac เพื่องานบัญชี
                - โปรแกรมสำเร็จรูปเพื่องานคลังสินค้า
ซึ่งทำให้ง่ายต่อการเพิ่มเครื่องลูกข่าย (Workstation) เนื่องจากมีการเชื่อมต่อเครือข่ายแบบ LAN อยู่แล้ว และง่ายต่อการเชื่อมต่อฐานข้อมูลในแต่ละแผนกเข้าด้วยกัน อีกทั้งผู้ดูแลระบบเดิมมีทักษะทางด้านนี้อยู่แล้ว และผู้ใช้ในแผนกมีความคุ้นเคยกับระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์อยู่แล้วด้วย 

3. ความเป็นไปได้ทางด้านเศรษฐศาสตร์
ทำการศึกษาถึงต้นทุนและผลตอบแทนที่จะได้รับจากโครงการ และนำมาเปรียบเทียบเพื่อให้ได้ผลตอบแทนสุทธิ โดยใช้เทคนิคในการประเมินคือ มูลค่าเงินปัจจุบันสุทธิ อัตราผลตอบแทนจากการลงทุน และ การวิเคราะห์หาจุดคุ้มทุน เพื่อให้ได้มาซึ่งผลกำไร
การกำหนดความต้องการของระบบ
เมื่อโครงการพัฒนาระบบงานคลังสินค้าได้รับการอนุมัติจากการนำเสนอโครงการในขั้นตอนที่ผ่านมา ดั้งนั้นจึงเริ่มต้นด้วยความการเก็บรวบรวมข้อมูลเพิ่มเติม เพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นจากระบบเดิม
            ในการกำหนดความต้องการครั้งนี้ ทีมงานเลือกใช้วิธีการออกแบบสอบถาม (Questionnaire)
ออกแบบสอบถาม (Questionnaire)
            บุคคลผู้ตอบแบบสอบถามคือ ผู้จัดการฝ่ายบัญชี การใช้แบบสอบถามเพื่อเก็บข้อมูลในส่วนที่ต้องการพัฒนา เนื่องจากทีมงานสามารถควบคุมหัวข้อคำถามที่ต้องการรายละเอียดได้มากกว่าการสัมภาษณ์ ไม่ต้องมีกาจดบันทึก ไม่รบกวนเวลาทำงานของผู้จัดการฝ่ายบัญชีมากนัก สามารถเก็บข้อมูลได้มากตามการตั้งคำถามในแบบสอบถาม อีกทั้งผู้ตอบแบบสอบถามจะรู้สึกมีอิสระในการให้ข้อมูล

ข้อมูลและเอกสารของระบบงานเดิมที่รวบรวมได้
จากการที่ทีมงานได้เก็บรวบรวมข้อมูลจากแผนกต่างๆ ด้วยวิธีการออกแบบสอบถาม สามารถสรุปข้อมูลที่ได้รับดังนี้
                   1. ข้อมูลระบบการทำงานของแต่ละแผนก
                   2. ความเหมาะสมของเวลาการทำงานต่อคนต่องาน
                   3. ระยะเวลาของแต่ละส่วนงานที่ได้รับ
ความต้องการของระบบใหม่ของผู้ใช้
จากการรวบรวมความต้องการของระบบใหม่ทำให้ทีมงานได้ข้อมูลเพิ่มเติม จังได้นำมาวิเคราะห์หาขั้นตอนการทำงานของระบบใหม่ตามความต้องการดังนี้
                    1. สามารถเรียกดูข้อมูลได้รวดเร็วขึ้น
                    2. สามารถแก้ไข ปรับปรุงข้อมูลได้โดยสะดวก
                    3. เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน
                    4. การจัดทำรายงานมีความสะดวกรวดเร็วขึ้น
เพื่อเป็นการตอบสนองความต้องการดังกล่าว สามารถแบ่งการทำงานดังนี้
                ระบบการจัดการตารางเวลา เป็นระบบที่เกี่ยวข้องกับเวลา เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของพนักงานและก่อให้เกิดผลกำไรต่อบริษัทมากที่สุด เพราะระบบจะทำการตรวจเช็คเวลาสินค้าที่ผลิตออกมาเวลามีระยะเวลาการทำงานเท่าไร เริ่มต้นและสิ้นสุดเท่าไร ทำให้สามารถผลิตสินค้าเสร็จตามระยะเวลาที่กำหนดไม่เกิดปัญหาต่อลูกค้าและบริษัท จึงก่อให้เกิดผลดีและกำไรสูงสุด




รูปแบบโปรแกรม

1.โปรแกรมจะให้พนักงานกรอกข้อมูลสินค้า รหัสสินค้า รุ่น และประเภทสินค้า ที่ได้รับมาข้อมูลก็จะถูกเก็บไปยังระบบ
2.เมื่อพนักงานต้องการที่จะแก้ไขข้อมูลสินค้า ก็สมารถเข้ามากรอกรายละเอียดสินค้าใหม่ได้
ตามที่ได้รับสินค้ามาก่อนหน้านี้

               3. ในส่วนนี้จะเป็นการเพิ่มพนักงานใหม่หรือพนักงานเก่าที่จะเข้าสู่ระบบเพือจัดการสินค้าที่อยู่ ใน   คลังสินค้า

4.เมื่อพนักงานเข้าสู่ระบบแล้วจะเข้าสู่หน้าตาโปรแกรมจัดการสินค้าทั้งหมดไม่ว่าจะเป็นจัดเก็บสินค้าหรือแก้ไขสินค้า

5.เมื่อพนักงานเข้าสู่ระบบแล้วจะมีการให้กรอกรายละเอียดสินค้าชำรุดพนักงานสามารถเข้าไปกรอกรายละเอียดเกี่ยวกับสินค้าที่ชำรุดได้

6.หรือสามารถที่จะกรอกรายละเอียดสินค้าใหม่ที่จะนำเข้าคลังสินค้าตามช่องกรอกดังกล่าว


7.ในส่วนนี้จะเป็นการเบิกสินค้าเข้าคลังสินค้า